Stellungnahme zu dem Diskussionsentwurf des Bundesministeriums der Justiz für eine
Verordnung über die Standards für die Übermittlung elektronischer Akten von Behörden und juristischen Personen des öffentlichen Rechts an die Gerichte im gerichtlichen Verfahren (Behördenaktenübermittlungsverordnung – BehAktÜbV)
Der Bund Deutscher Verwaltungsrichter und Verwaltungsrichterinnen bedankt sich für die Gelegenheit, zu dem Diskussionsentwurf einer Behördenaktenübermittlungsverordnung Stellung zu nehmen.
Die elektronische Führung der Gerichtsakten ist in der Verwaltungsgerichtsbarkeit weit vorangeschritten. Auch in Behörden werden Akten zwischenzeitlich vielfach führend elektronisch bearbeitet. Ein Mapping, mithin die Transformation eines Xdomea-Schemadatensatzes in einen XJustiz-Datensatz und umgekehrt, ist entwickelt. Die in Aussicht genommene Behördenaktenübermittlungsverordnung wird einen wichtigen Beitrag dazu leisten, dass beigezogene Verwaltungsakten künftig medienbruchfrei bei den Verwaltungsgerichten eingereicht und von diesen im verwaltungsgerichtlichen Verfahren effizient herangezogen werden können.
1. Der Verwaltungsgerichtsbarkeit ist es ein Anliegen, dass Verwaltungsakten nicht länger in der Form von pdf-Gesamtdateien oder mitunter scheinbar willkürlich getrennten pdf-Teildateien, sondern vorzugsweise in der Form von Einzeldokumenten eingereicht und mit einem strukturierten maschinenlesbaren XJustiz-Datensatz versehen werden (vgl. zuletzt das Positionspapier „Übermittlung von elektronischen Verwaltungsakten“ der IT-Referentinnen und IT-Referenten der Oberverwaltungsgerichte, Verwaltungsgerichtshöfe und des Bun-desverwaltungsgerichts vom 19. März 2024 sowie bereits Ziff. 5.4.1 des Leitfadens „Elektronischer Rechtsverkehr mit der Justiz“ der Arbeitsgruppe „IT-Standards in der Justiz“ der Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz (Version 1.2., Stand: 2. De-zember 2022)). Diesem Anliegen wird der Diskussionsentwurf bislang nur unzureichend gerecht. Allein in der Begründung zu § 3 BehAktÜbV-E wird insoweit ausgeführt, die Akte könne entweder als Einzeldokument oder als ein aus Einzeldokumenten bestehendes Gesamtdokument übermittelt werden. Der Vorrang der Übermittlung in der Form von Einzeldokumenten anstelle von zusammengefassten Gesamtdokumenten sollte im Wortlaut des § 3 Abs. 1 BehAktÜbV-E etwa durch die Einfügung der Wörter „als Einzeldateien“ in Satz 1 explizit zum Ausdruck gebracht werden.
2. Ausdrücklich begrüßt wird die in § 4 Abs. 3 BehAktÜbV-E zugelassene Bereitstellung des Inhalts der Verwaltungsakte zum Abruf. Eine derartige Cloud-Lösung wird vielfach auftretenden Konstellationen gerecht, in denen die Beschränkungen der EGVP-Infrastruktur eine strukturierte Übermittlung umfangreicher Verwaltungsakten nicht oder nur eingeschränkt zulässt und in denen sich Behörden durch die Übermittlung von mitunter ohne sachliche Logik aufgespaltenen Teilakten zu helfen suchen. Das Erfordernis der Zustimmung stellt insbe-sondere sicher, dass ein Gericht nicht gehalten ist, eine Verwaltungsakte aus einer Cloud abzurufen, die nicht den Standards des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik entspricht.
3. Schließlich ist auch die in § 4 Abs. 4 BehAktÜbV-E für Dokumente und Aktenteile, die nach den Verschlusssachenanweisungen des Bundes oder der Länder als Verschlusssache eingestuft sind, vorgesehene Ausnahme von der Verpflichtung zu einer elektronischen Einreichung zu begrüßen. Damit wird den Bedürfnissen der Praxis insbesondere in Zwischenverfahren nach § 99 Abs. 2 VwGO sachgerecht entsprochen.
4. Es sollte erwogen werden, in § 2 Abs. 4 Satz 2 BehAktÜbV-E zusätzlich als Erfordernis aufzunehmen, dass eine übersandte Akte auch in XJustiz elektronisch als Akte gekennzeichnet wird (Kindelement Type.GDS.Akte des XJustiz-Grundtyps Type.GDS.Schriftgutob-jekte, vgl. S. 62 der Spezifikation 3.4.1). Daran mangelt es derzeit bei der Aktenübersendung vielfach.
Dr. Robert Seegmüller
(Vorsitzender)
Berlin, den 20. Juni 2024
